6686体育(中国)官方网站一个让我崩溃的会展项目：甲方提出要求后自己都觉得不靠谱会议服务其实在我们会展业已经很成熟，大部分会议公司都能做到漂亮乃至完美。有人说，会议服务并不高深呀，就是突出一个服务，不过我说的这个案例可能是大多数会议服务公司没有经历过的。
这个案例集合了几乎所有的传统会议服务项目，我会说得比较详细6686体育，这里面其实很多地方都值得大家讨论、留意，希望能给到一些中小型会展公司可以借鉴的经验。文章较长，5800多字，您可以当作一个小故事来看。
大致情况是这样的：这是一个展、会结合的项目，展和会同样重要，前期是会重要6686体育，后期是展重要。项目集合了展商遴选、专家评审、会议服务、布展搭建、运维保障等内容，这个活动看上去似乎很普通。
展览地点是北京的军事博物馆，场地大约3万平米，分为室内展厅、序厅和户外三部分，属于she mi展，不对外开放。会议部分包括展会前期的各类会议及展期论坛。
中国人民军事博物馆（简称“军博”）是中国第一个综合类军事博物馆，位于北京市复兴路9号。展览大楼于1958年10月兴建，1959年7月建成，1960年8月1日正式开放，是向国庆10周年献礼的首都十大建筑之一。
这类公司前身可能是会议公司或者旅游公司，后因业务拓展，拓展到展览服务，但是这类公司的基础仍是会议服务，资源配置也是以会议为主，他们多数重会轻展。
也许刚入行不久的会展人不认可我的说法，会说服务型会展公司都差不多的，展览服务也好、会议服务也好，都差不多。
其实不然，会议服务和展览服务是有所侧重的。要看你的服务对象和项目类型，一般以会带展的项目，更侧重会议服务，以展带会的项目则相反。那些以展带会中的会议也会强调会议服务。
属于she mi项目，级别属于秘密级，但是项目中有一部分是ji密级，可能有部分jue mi，我不得而知。展览、论坛及附带会议都是不对外开放的，定向邀请，参会代表和专业观众70%都是jun官，也有部分政府领导。开幕式当天，所有展商、观众以及工作人员均不能带包，不能带手机，不能带影音摄录设备，进门安检级别是最高级，现场网络屏蔽，这个展览上了央视新闻，所以领导级别很高。只有负责开幕式服务的几个有权限使用对讲机，我有幸也在其中。
展商参展须提前申报，通过几轮的遴选和评审确定能否参展，审定后会得到通知将参展。当然展商也不需要缴纳任何费用。
所有服务方式都需要用较为传统甚至原始的方式进行，没有什么线上会议、网络传输等，所以参会参观人员不能通过线上注册，一律人工邀请，持门票入场，还要记录现场流量，很多观众都是整队的jun人。5、服务流程复杂
说复杂可能都留着面子，那简直是繁琐到令人崩溃。这是我从业十几年遇到的最复杂的服务项目。下面我会列举其中一些服务环节说明其复杂程度。服务流程主要包括：展商遴选、信息统计、专家筹备会、专家论证会、展项评审会、展览说明会、论坛筹备、论坛及展览布展、主场服务保障、论坛现场服务及展期运维保障等。
项目地点在军事博物馆，进出都受严格限制，而且是在长安街沿线，运输路线就是一个头大的问题，做展装的都知道有多头疼。
中标后，所有策划案都需要重新制作，重新与甲方召开碰头会，根据新的要求进行重新制作。每一项服务都需要单独制作方案，不能马虎交差。
甲方提出的很多要求是不在标书内的，这就可能出现不断地调整修改方案和预算，但是合同预算已经确定，中间就只能采用增项的形式。
jun dui各部门、指定的酒店、政府部门、安监部门、门、出版社、各企业。（国企、央企、民企、地方企业和一些科研机构。）
这个怪不得别人，从上至下我们自己没有这类型的服务经验。除了军工展的服务经验欠缺外，会议会务服务经验也欠缺，我们公司属于展览型的会展公司，重展轻会，两个公司近百人都没有太多的经验。
设计方案、保障方案都要明确具体到细节。单说设计方案，要求效果图与搭建一致，其实这一点大部分展装公司都可以实现，不算什么，但是要求每个展台上展出的展品及展具都要与实际展出的一致。
举个例子，展出的展品、展项、文字需要提前收集回来交给设计部，做出与现场展示一样的效果图，效果图上要列出所展出的展品和展柜，给甲方看到的与现实中看到的要求一模一样，哪怕是一个芯片，等于甲方在开展前就已经提前看到现场。
这就非常难了，我们必须提前收集到展商所展示的展项、展品、文字等信息，且不能有丝毫的误差，并且如果展商调整了展品就必须重新设计，设计的展柜等承载物都是对应的，设计师会因此崩溃，需要不断的修改再修改，可能今天上午刚汇报，下午就要修改，并且甲方还要向上级汇报。
还需要通知展商更换展品，那么设计人员就要再一次重新设计，可能一件展品的更换会牵扯到一展区的调整。
每次提交的设计方案都有几百页，光打印就打过几百本设计方案。要知道这一切的一切都不能通过网络传输，展商需要一次次的邮寄或派专人送资料。
项目从中标后启动开始，直到项目结束是3个月。这三个月时间看似不短了吧，又不是组展，只是执行服务，但这里包括了前期的展商遴选、专家会议等各个环节，并且方案还在不断地修改，直到开工了还在改。
我主要负责的是展览及论坛项目前期的展商遴选、专家服务、论坛服务、后勤保障、会务服务、主场服务、展期运维服务等。说到这里，您可能仍然感觉也没有太大的不一样，但是在实际落地运营中所遇到的问题，估计大多数人都没有经历过。
前面说了，展览公司重展轻会，平时接到的会议服务多数就是简单的会议签到、物料制作、现场服务、礼仪、会议室布置，最多加上领导交通住宿。
我之所以负责服务保障也源于此，公司没有专门的会议服务团队，公司主要部门包括策划部、市场部、设计部、预算部、工程项目部、人力行政部、财务部、总办等。
我当时刚从策划部调任市场部，不过因为市场部刚刚成立，我又是从策划部调任，所以其实还是做策划的工作居多。由于我之前有过10年的协会工作经验，所以在会议服务方面优于其他人，大部分协会实际上是属于重会轻展那一类型的，尽管协会也会主办展会，但是挂名居多，真正独立运营的少，对会议、论坛、峰会、研讨会等会更为重视，所以在会议服务和领导接待方面做得明显好于大部分展览公司。
基于此，在项目启动会上，公司领导将整个项目分为三个小组：策划设计组、工程项目组和服务保障组，标书也是分为这三大块，我负责服务保障组，但是也要参与策划工作，前期是串联的，这里的服务保障是对项目进行整体保障，不光是服务于甲方，也要服务于公司各部门，保障项目顺利进行，这里就包括了后勤保障、会务保障和运维保障。
首先是不专业，除了我、副组长和那名策划之外，几乎没有一个有会议服务经验的，而且还有四人基本就是空气，可以忽略，这临时拼凑起来的服务保障团队简直叫跌眼镜，可想而知后期工作开展有多难。
名单上配置是10人，但我跟领导诉苦说工作不好做的时候，领导满脸诧异，你们组10个人呢，你竟然还要配人？我严重怀疑你的组织能力，你要把人都用起来，把工作分配下去，不要什么都自己做......
值得欣慰的是长期留任的几人，无论是能力还是敬业精神都值得夸赞，这里我要感谢当年一起“战斗的战友们”，无数的不眠夜呀。
言归正传，因为之前没有合作过，大部分人员没有经验，且彼此间不熟悉，需要一个磨合的过程，需要了解大家的性格特点，然后进行相关的服务培训和工作分配。
因为后期需要管理大量的兼职人员，因此我从项目开始就挑选了四名能力不错的兼职全程跟进，后期也就可以协助管理其他兼职。他们经过一段时间的培训和磨合，基本能够独立完成工作6686体育，算是一个有力补充。
重点是所有的工作都不能用我们熟悉的互联网实现，比如邮件、微信传送都不行，因为这是保mi项目，所有的项目都需要面对面\点对点，资料拷贝只能用光盘。
那展商那么多如何统一管理?当然也不是没有办法，我们用“军采通”，用过的人都知道其特点，具体就不介绍了。
还有很多服务环节都很繁杂，很多几乎都是不可能完成的，难以想象的困难接踵而来。没有可借鉴的经验，只能摸着石头过河，兵来将挡水来土掩，任何一项都足以说上大半天，所以说这是我至今为止遇到过的最复杂的一项会议服务工作，也是近乎崩溃的一个。
最后连jun方都觉得不可思议，都无法想象我们是怎么完成的。他们自己提出要求后都觉得不太靠谱。
比如有一次，夜里12点，甲方电话要求制作会议资料，印制两万份，装订成册，第二天中午就要。满打满算12个小时，包括设计、制作、印刷和运输时间。最后也还是保质保量完成了，亏得我自己会设计，没找公司设计部，全部自己完成，抱着电脑直接杀到印厂，提前电话遥控让印厂空出一台机器专门给我留着，最后烘干车间和装订车间也给我单独使用。
这是我用了10几年的供应商，不需要合同定金，一句话就搞定的那种，最后送到甲方面前，不夸张地说还热乎着呢，他们的眼神儿都很诧异，总之还是那句话，办法总比困难多。
这个案例，我要说的是，由于公司对会议服务保障的不重视，没有配备专业的人员，重展轻会，人员配置不足且中期未作出调整，服务期间仍然不够重视，面对很多问题未作出及时反映，也没给予足够支持，导致中间很多环节很被动，处处险象环生。好在有惊无险，这与实操人员的专业性、敬业精神、团队合作和综合心理素质有很大关系，但本应做得更好的。这就是所谓的专业的事要专业的人来做，不要小看任何一个服务环节。对于工作人员来说，既然接下了这个工作，那么就要想办法做好。如果你认为没有把握做，一定要提前当面提出，不要做到一半做不下去了就不做了，这是职业操守，问题来了不要慌张（慌张一小会儿可以），想办法解决。记住一句话：“办法总比困难多！”
